Saan säännöllisen epäsäännöllisesti tiedusteluja liittyen historiikin toimitustyöhön. Useimmiten viestittely alkaa alustavalla tiedustelulla kiinnostuksestani/työtilanteestani sekä kirjoitustyön hinnoittelusta.

Työtilanteen kyselyllä onkin hyvä aloittaa, sillä projektiin pitäisi löytyä kirjoittajalta riittävästi aikaa pitkällä ajanjaksolla. Tätä ei itselläni ole läheskään aina ollut tarjolla, kun historiikkikysely on saapunut.

Toistaiseksi ainoastaan kerran kysely on johtanut työtilaukseen. Jos kysely ei ole tyrehtynyt minun työtilanteeseeni, on arvio toimitustyön hinnasta saattanut yllättää kyselijän. Kyseessä on kuitenkin kokonainen kirja. Sellaista ei kirjoiteta muutamassa viikossa, joten myös hintaa ammattikirjoittajan työlle kertyy.

Jotta pystyn antamaan edes jonkinlaisen hintahaarukan heti kättelyssä (lopullinen hinta tarkentuu, kun yksityiskohdat ovat tarkentuneet), auttaa suuresti, jos tilaajalla on mietittynä ainakin jollain tasolla seuraavat asiat:

• Historiikin laajuus, rakenne ja konsepti.
• Käytössä oleva lähdemateriaali.
• Projektiin liittyvät henkilöhaastattelut.
• Näkemys taittotyöstä ja sen koordinoinnista.

Näistä tarkempaa kuvausta omissa kappaleissaan.

Historiikin laajuus, rakenne ja konsepti

Onko historiikille jo mietitty tyylilaji ja rakenne?

Tässä auttaa julkaistujen historiikkien tutkiminen. Tapoja tehdä mielenkiintoinen historiikki on valtavan monia. Jos tilaajalla on esittää kirjoittajalle teos, jonka ratkaisut tuntuvat innostavilta ja toimivilta, kannattaa niiden avulla havainnollistaa omia toiveita.

Ideoita ja inspiraatiota on aina lupa ottaa muista julkaisuista. Lopputulos on silti uniikki, kun ammattilaiset tekevät luovaa työtä.

Halutaanko asioita kertoa ”vain” tarinan muodossa vai tuleeko teokseen lisäksi esimerkiksi grafiikkaa, tilastoja ja erilaisia faktalistauksia, joiden koostamisesta kirjoittaja vastaa?

Teoksen sivumäärään vaikuttaa moni asia, kuten sivukoko, kuvat, taittotyyli ja jopa valittu fontti sekä tekstipalstojen määrä. Sivumäärä ei koskaan paljasta tekstin merkkimäärää. Yhdellä sivulla voi olla tekstiä hyvinkin vaihtelevasti.

Jotain osviittaa työmäärästä antaa kuitenkin tieto siitä, onko visioissa esimerkiksi 120-sivuinen, 300-sivuinen vai peräti 500-sivuinen järkäle tai jotain näiden väliltä.

Kaikki edellä kuvailtu suunnittelutyö voidaan tehdä alusta asti yhdessä, jolloin toimittaja kyselee, haastaa ja ehdottaa sopivinta rakennetta, laajuutta ja konseptia historiikille. Jos tämä työvaihe halutaan sisällyttää kirjoittajalle, on se hyvä kertoa heti tarjouspyynnössä.

Lopputuloksen kannalta paras toimintamalli on todennäköisesti tämä: Tilaajalla on itsellään alustavia näkemyksiä ja ajatuksia syntyvästä teoksesta. Nämä ajatukset käydään ennen projektin käynnistymistä yhdessä historiikin tekijöiden kanssa läpi.

Tilaaja saa näin sekä käytännönläheisiä että luovia ideoita oman maailmansa ulkopuolelta.

Käytössä oleva lähdemateriaali

Mitä kaikkea lähdemateriaalia on tarkoitus hyödyntää kirjoitustyössä? Kuinka monta läpikäytävää arkistomappia tai vaikkapa vuosikertomusta tilaajalla on hallussaan? Onko vanhoja lehtileikkeitä, kirjeitä tai muuta hyödyllistä arkistojen aarretta tutustuttavaksi?

Koska historiikki on iso ja pitkä projekti, on monessa organisaatiossa päätetty nimittää historiikkitoimikunta tai toimitusneuvosto. Tällöin työryhmä kokoontuu säännöllisesti projektin eri vaiheissa. Jäsenille voidaan jakaa vastuita ja työtehtäviä esimerkiksi juuri lähdemateriaalin etsimiseen liittyen, jotta yksittäinen vastuuhenkilö ei kuormitu liiaksi.

Joskus erillisen toimikunnan perustaminen voi tuntua turhan kankealta. Tiimi kannattaakin koota aina omaan organisaatioon sopivimmalla tavalla. Tehdään vain sellaisia päätöksiä, joiden uskotaan sujuvoittavan projektia. Jos historiikkitoimikunta ei edistä teoksen syntyä käytännössä, sen tarpeellisuuden voi kyseenalaistaa.

Jos toimittaja saa laatikko- ja mappikaupalla sekalaista seurakuntaa perehdyttäväksi ilman tilaajan tukea, on materiaaleihin perehtyminen iso urakka, ja oleellisen erottaminen alkuvaiheessa hankalaa. Tämä vaihe voi kuulua toimittajan tontille, mutta se luonnollisesti näkyy kustannusarviossa.

Lähdemateriaalin karkea ”esiperkaustyö” on usein mielekästä vastuuttaa tilaajalle. Tällöin kaikki käytettävissä oleva aineisto käydään kursiivisesti läpi ja annetaan vain historiikin kannalta oleelliset materiaalit toimittajalle perehdyttäväksi.

Historiikin haastateltavat

Kuinka paljon on tarkoitus tehdä haastatteluja? Ketä kaikkia haastatellaan? Miksi juuri heidät on valittu?

Tehdäänkö haastattelut etänä vai kasvokkain? Jos jälkimmäistä, niin missä kaupungissa haastateltavat jututetaan? Useampi henkilö kerralla vai jokainen erikseen?

Käytetäänkö haastatteluja taustamateriaalina ripotellen kommentteja pitkin historiikkia vai tehdäänkö haastatteluista itsenäisiä tarinoita, joilla teosta voidaan rytmittää ja rakennetta elävöittää?

Graafinen suunnittelu, taitto ja sen koordinointi

Onko historiikille valittu jo taittaja / graafinen suunnittelija? Ohjaako toimittaja myös taittotyötä tehden tiivistä yhteistyötä graafikon kanssa eri vaiheissa vai onko tämä rooli tilaajalla?

Uskon, että lopputulos on paras mahdollinen silloin, kun sisällön täydellisesti tunteva kirjoittaja saa jakaa näkemyksiään myös visuaaliseen puoleen ja ratkaisuja pohditaan huolella yhdessä.

Itse olen mielelläni tiimissä mukana alusta loppuun asti, mutta jos tilaaja haluaa minulta vain tekstitiedoston, sekin on tietysti ok. Tärkeintä on, että jollain on selkeä vastuu myös taiton koordinoinnista. Taittajalla tulee todennäköisesti matkan varrella tarkentavia kysymyksiä, joihin jonkun on osattava vastata hyvin perustein.

Verkostossani on useita kirjataittoja tehneitä graafisia suunnittelijoita, joista annan mielelläni vinkkiä.

Tsekkauslista historiikin tilaajalle

Seuraavat asiat eivät vaikuta toimitustyön hintaan, mutta listaan vielä loppuun asioita, jotka pitää olla myös mietittynä, jotta projekti onnistuu.

• Ketä kaikkia siis historiikkitiimiin kuuluu, ja mitkä ovat vastuut ja roolitukset?
  
  
• Koska historiikin on oltava valmis ja kuinka se lanseerataan? Vietetäänkö tasavuosijuhlia? Miten historiikista tiedotetaan ja kenelle?
  
  
• Millainen rooli kuvilla on teoksessa? Jos suuri, niin suosittelen kuvatoimittajaa mukaan tiimiin. Painokelpoisten kuvien etsiminen vuosikymmenten varrelta oikeilta tahoilta vaatii paljon aikaa ja kärsivällisyyttä.
  
  
• Miten historiikki rahoitetaan? Saadaanko teokseen irrotettua riittävä budjetti omalta viestinnältä vai löytyisikö jokin taho, jolta voisi hakea apurahaa? Apuraha voi olla hyvinkin mahdollinen erityisesti silloin, jos historiikin julkaisee yleishyödyllinen taho. Yritys taas voi miettiä jonkinlaista sponsorointimallia. Historiikille voi etsiä tukijakumppaneita, jotka saavat teoksesta näkyvyyttä (mielellään jollain innovatiivisella tavalla).
  
  
• Onko historiikki kiinnostava suuremmalle kohderyhmälle niin, että sitä kannattaa painattaa myyntiin vai käytetäänkö sitä vain lahjana/viestinnän välineenä? Kuinka suuri painos on tarpeen ottaa? Painokoneen käynnistäminen on aina suhteessa iso kulu. Uusintapainostarvetta kannattaa pyrkiä välttämään.
  
  
•  Missä kirjapainossa historiikki painetaan, ja millaisia toiveita painotyötä kohtaan on? Sidottu vai liimaselkäinen? Pehmeät vai kovat kannet? Millainen paperi? Halutaanko erikoisefektejä? Näiden asioiden pyörittelyssä auttaa ammattimainen kirjapaino ja/tai taittaja-graafikko.
  

Haluatko tarjouksen historiikin toimitustyöstä? Lähetä tarjouspyyntö minulle sähköpostilla terhi.kangas(a)verbaali.fi

Jos taas tämän luettuasi historiikkiprojekti alkoi tuntua liian suurelta urakalta, katso Verbaalitohtorin video, joka esittelee mainion vaihtoehdon juhlavuoden julkaisuksi:

Blogin kuvituskuvassa kirjoittamani Hyvinkään-Riihimäen-Mäntsälän Kiinteistöyhdistyksen 50-vuotishistoriikki ”Tuntosarvet, tulkki ja herätyskello”. Kirjan graafisesta suunnittelusta ja taitosta vastasi Petri Koivisto Design ja se painettiin Kirjapaino Markprintillä Lahdessa. Molemmille kumppaneille kiitokset sujuvasta yhteistyöstä!